Los sistemas informáticos de facturación (SIF) deberán adaptarse a un software homologado que envíe la información directamente a Hacienda a partir del 1 de enero de 2026, garantizando así la trazabilidad de cada operación de manera individual.
Hasta ahora, Hacienda recibía los datos de forma indirecta y agregada, con conocimiento únicamente de los totales reportados por las empresas, sin acceso a las operaciones concretas. Esta falta de trazabilidad ha sido uno de los principales motivos detrás de la implementación del reglamento Verifactu de facturación online, que se enmarca dentro de la Ley Antifraude (Ley 11/2021, de 9 de julio).
La llegada del reglamento Verifactu tiene un objetivo claro: impulsar la digitalización de empresas y autónomos, al mismo tiempo que reducir el fraude fiscal. Para lograrlo, este reglamento establece requisitos específicos para los programas de facturación utilizados por las empresas.
¿A quién afectará la medida?
El reglamento va a afectar a todos aquellos empresarios, sociedades y profesionales, junto con las consiguientes operaciones que realicen, siempre que tengan la obligación de facturar y que no se encuentren acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), es decir:
- Que no estén acogidos al Régimen de Devolución Mensual del IVA (REDEME).
- Que presenten una facturación menor a 6.010.121,04 euros.
- Que no conformen Grupos de IVA.
- Que no decidan regirse por este sistema de forma voluntaria.
Además, según la consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (V0058-25, de 3 de febrero de 2025), destacar que solo estarán obligados a cumplir con el reglamento Verifactu aquellos que emitan facturas mediante sistemas informáticos o electrónicos. Esto implica que:
- Las empresas o profesionales que emitan sus facturas manualmente con talonarios en papel, formularios preimpresos o máquinas de escribir, no estarán obligados a adaptarse al Real Decreto 1007/2023.
- Pero sí que estarán obligados a adaptarse quienes usen programas informáticos, hojas de cálculo (como Excel) o procesadores de texto (como Word), ya que se considerarán usuarios de un sistema informático de facturación, y, por tanto, deberán cumplir con las exigencias de Verifactu.
¿Cuándo será obligatorio someterse al nuevo sistema de facturación?
La obligación entrará en vigor de forma progresiva: desde el 1 de enero de 2026 para todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y desde el 1 de julio de 2026 para el resto de empresas y autónomos que utilicen software de facturación.
No obstante, existen excepciones. Quedarán fuera de esta obligación los contribuyentes con domicilio fiscal en el País Vasco y Navarra, al regirse por su normativa foral.
¿Cómo se cumplirá con la obligación?
- Por cada entrega de bienes o prestación de servicios se generará un fichero informático con huella digital (hash) que garantice la trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
- En caso de haber escogido la modalidad “Verifactu”, dicho fichero será remitido simultáneamente a la AEAT. En caso de seleccionar la modalidad “No Verifactu”, la remisión en tiempo real no será obligatoria, pero se exigirán requisitos adicionales como la firma electrónica de los registros de facturación y la conservación de un registro de eventos.
- Simultáneamente, se expedirá una factura con código QR y código alfanumérico (cuando se emita en papel). En la modalidad electrónica, el código QR no será visible, pero la factura deberá incluir la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “Verifactu”.
- Una vez expedida la factura, el comprador podrá consultar si esta aparece registrada en la Sede Electrónica de la AEAT (en caso de haberse escogido la modalidad “Verifactu”). Si se hubiera elegido la modalidad contraria (“No Verifactu”), las facturas expedidas al comprador no serán verificables, aunque incorporarán igualmente, el código QR y la posibilidad de ser comunicadas a la Agencia Tributaria.
¿Qué consecuencias tendrá su incumplimiento?
Según los artículos 201.4 bis y 201 bis de la Ley General Tributaria, las infracciones relacionadas con el reglamento podrán acarrear sanciones severas:
- Para desarrolladores: multa fija de 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de software que no cumpla con las especificaciones del Reglamento.
- Para usuarios: multa fija de 50.000 euros por ejercicio por utilizar sistemas sin certificación o que hayan sido modificados indebidamente.
Adicionalmente, el artículo 201 bis califica como infracción tributaria “la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados”.
Recomendaciones para adaptar tu empresa a Verifactu
- Verificar con el proveedor habitual de facturación que el sistema será adaptado antes de 2026.
- Evitar el uso de herramientas improvisadas (como hojas de cálculo o procesadores de texto) que puedan ser consideradas sistemas informáticos no certificados.
- En caso de no disponer de servicio informático, se recomienda contratar o utilizar soluciones de facturación certificadas que garanticen el cumplimiento de los requisitos del Reglamento.
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