La Agencia Tributaria ha publicado recientemente para consulta pública el proyecto de norma que regulará el sistema de factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos en España. No estamos todavía ante la versión definitiva, pero sí ante un texto bastante avanzado que permite anticipar cómo será el modelo y, sobre todo, qué implicaciones prácticas tendrá.
El objetivo declarado de la norma es claro: reducir la morosidad comercial y avanzar en la digitalización de las relaciones entre empresas. Ahora bien, más allá de ese planteamiento, conviene no perder de vista que el sistema también supone un paso adicional en el control de la información económica por parte de la Administración.
¿Cuándo empezará a aplicarse?
El calendario previsto sitúa la entrada en vigor en torno al 1 de octubre de 2026, aunque este punto dependerá de la aprobación definitiva del reglamento y de su desarrollo técnico. A partir de ese momento, se establecerán plazos de adaptación progresivos en función del volumen de facturación de cada empresa.
Un elemento relevante es que la propia Agencia Tributaria deberá tener operativa su plataforma pública con antelación suficiente -previsiblemente al menos dos meses antes-, lo que será clave para que autónomos y pequeñas empresas puedan adaptarse sin depender exclusivamente de soluciones privadas.
¿Qué cambia exactamente?
El cambio no es menor. Hasta ahora, en la práctica, enviar una factura en PDF por correo electrónico -o incluso en papel- era suficiente en la mayoría de las operaciones entre empresas. Con el nuevo sistema, esto dejará de ser válido.
En primer lugar, las facturas deberán emitirse en un formato electrónico estructurado. Es decir, no bastará con un documento visual: será necesario un formato que permita su tratamiento automatizado. Esto obligará, en la práctica, a utilizar programas de facturación adaptados o la propia plataforma pública que habilite la Agencia Tributaria.
En segundo lugar, el sistema prevé que la información de las facturas circule a través de plataformas interoperables y, en determinados casos, llegue a la Agencia Tributaria. Aunque el modelo final aún debe concretarse completamente, todo apunta a un esquema en el que la Administración dispondrá de información mucho más inmediata y detallada sobre las operaciones entre empresas.
El tercer elemento -y probablemente el más novedoso- es la obligación de informar sobre el estado de las facturas. No se tratará solo de emitirlas: el receptor deberá comunicar si la factura ha sido pagada, rechazada o sigue pendiente. Este punto es clave desde el punto de vista de la lucha contra la morosidad, aunque también introduce una carga administrativa adicional que no conviene subestimar.
¿Qué implicaciones prácticas tiene?
El impacto dependerá en gran medida de la situación de partida de cada empresa.
Quienes ya trabajen con programas de facturación o sistemas ERP tendrán que asegurarse de que sus proveedores tecnológicos adaptan sus soluciones al nuevo entorno. Aunque la mayoría ya están trabajando en ello, será importante confirmar plazos y condiciones.
Para autónomos o pequeñas empresas que todavía utilizan herramientas básicas como Excel, Word o plantillas propias, el cambio será más profundo. En estos casos, será necesario adoptar una solución compatible con la normativa. La plataforma pública de la Agencia Tributaria previsiblemente jugará aquí un papel relevante como opción gratuita.
En cuanto a la gestión a través de asesorías, todo indica que seguirá siendo posible, pero requerirá formalizar los correspondientes apoderamientos para operar en nombre del cliente dentro del nuevo sistema.
¿Hay algún aspecto positivo?
Sí, aunque conviene matizarlo. La existencia de una plataforma pública gratuita puede facilitar la transición para quienes aún no están digitalizados. Además, la trazabilidad de las facturas podría simplificar ciertos procesos, como la gestión del IVA o la detección de errores.
No obstante, estos beneficios vendrán acompañados de una mayor formalización de los procesos y de nuevas obligaciones de información que, en la práctica, exigirán mayor disciplina administrativa.
En definitiva
Más que un simple cambio técnico, la factura electrónica obligatoria supone una transformación relevante en la forma en que las empresas documentan y comunican sus operaciones. A medio plazo, el sistema puede contribuir a mejorar la transparencia y reducir la morosidad, pero también implica un incremento claro en el nivel de control y en las exigencias operativas.
Por eso, más allá de esperar a la aprobación definitiva, lo razonable es empezar a prepararse desde ahora: revisar los sistemas de facturación, hablar con proveedores tecnológicos y entender bien cómo encajará este nuevo modelo en el funcionamiento diario de cada negocio.
Por Rafael Pérez, Socio de INVA BPO
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