El alcance del reglamento VERI*FACTU vuelve a ampliarse en la práctica. La Dirección General de Tributos (DGT), en su consulta vinculante V0658-26, ha puesto el foco sobre una cuestión que afecta directamente a muchos profesionales: el uso de herramientas como Word, Excel o bases de datos para emitir facturas.
El criterio introduce un matiz relevante al señalar que estas aplicaciones, habitualmente consideradas como herramientas básicas de oficina, pueden quedar sometidas a las obligaciones del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023.
Un criterio funcional: lo relevante no es la herramienta, sino su uso
El elemento central de la interpretación de la DGT reside en un enfoque funcional. Frente a la idea de que solo los programas específicos de facturación quedan afectados por VERI*FACTU, la Administración precisa que lo determinante es si existe un sistema que soporte el proceso de facturación.
En este sentido, cuando herramientas como Word, Excel o bases de datos permiten introducir, tratar o conservar datos de facturación, pueden ser consideradas sistemas informáticos de facturación a efectos del reglamento.
Este criterio supone un cambio relevante, ya que desplaza el análisis desde la naturaleza del programa hacia las funcionalidades que desempeña en la práctica.
Facturación manual: única exclusión clara
La consulta mantiene, no obstante, una delimitación precisa del ámbito de aplicación.
La facturación estrictamente manual, como las facturas manuscritas, queda fuera del reglamento, al no implicar el uso de sistemas informáticos.
Sin embargo, esta exclusión no se extiende a los supuestos en los que, aunque se utilicen herramientas simples, exista algún tipo de tratamiento o almacenamiento digital de la información de facturación.
El uso de PDFs firmados no altera la conclusión
Otro de los aspectos relevantes abordados es el supuesto planteado por el consultante: la emisión de facturas mediante estas herramientas con generación posterior de un PDF firmado electrónicamente.
La DGT no considera que este elemento sea suficiente para excluir la aplicación del reglamento. La firma electrónica del documento final no desvirtúa el hecho de que previamente se haya utilizado un sistema susceptible de procesar o conservar datos de facturación.
Por tanto, el foco vuelve a situarse en el sistema utilizado durante el proceso, y no en el formato final de la factura.
Implicaciones prácticas para profesionales
Este criterio tiene un impacto directo sobre una práctica ampliamente extendida entre autónomos y pequeños despachos, que utilizan soluciones no especializadas para la emisión de facturas.
La consulta advierte de que, en estos casos, puede existir obligación de cumplir con los requisitos técnicos del RSIF, entre ellos la garantía de integridad, trazabilidad, conservación e inalterabilidad de los registros de facturación.
En consecuencia, los profesionales deberán valorar si las herramientas que utilizan encajan dentro del concepto de sistema informático de facturación y, en su caso, adaptarse a las exigencias del reglamento o recurrir a soluciones que ya cumplan con estos requisitos, incluida la futura aplicación de la Agencia Tributaria.
En definitiva, la consulta V0658-26 marca un punto de inflexión en la interpretación del ámbito de VERI*FACTU. La DGT deja claro que no basta con evitar programas específicos de facturación para quedar fuera de la normativa, ya que incluso herramientas genéricas pueden quedar sujetas a ella si intervienen en el proceso de facturación.
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